Politique de confidentialité

En tant qu’organisme voué à la préservation et au partage de la riche histoire de la région du Pontiac au Québec, la collecte, l’utilisation et la protection de l’information sont des aspects cruciaux de nos activités quotidiennes. Qu’il s’agisse de promouvoir le patrimoine de notre communauté, de gérer l’accès à nos archives ou de communiquer avec les visiteurs et les chercheurs, la confidentialité et la sécurité des données personnelles demeurent notre priorité absolue. Nous nous engageons à respecter les normes éthiques les plus strictes en traitant vos données personnelles avec le plus grand soin et le plus grand respect.

Notre politique de confidentialité vise à clarifier nos méthodes de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation des informations personnelles que vous nous confiez. En interagissant avec nos archives, que ce soit en ligne via notre site web, en participant à nos événements ou en nous contactant par courriel, en personne ou par téléphone, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées conformément aux lignes directrices décrites dans la présente politique de confidentialité.

Vous autorisez également les Archives de la région de Pontiac, ainsi que nos partenaires et fournisseurs de services, à utiliser vos données personnelles aux fins décrites.

Veuillez noter que notre politique de confidentialité ne s’applique pas aux sites web de tiers qui peuvent être liés au nôtre. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de ces sites externes en matière de protection de la vie privée. Nous vous conseillons de lire leurs politiques de confidentialité avant de leur soumettre vos données personnelles.

COLLECTE DE DONNÉES PERSONNELLES : NATURE ET UTILISATION

En tant qu’organisation visant à fournir un accès aux archives historiques et des services aux résidents et aux visiteurs, nous attachons la plus grande importance à la transparence et à la responsabilité dans la gestion de vos données personnelles. Nous nous engageons à ne collecter que les informations nécessaires à l’amélioration de nos services et à l’optimisation de votre expérience. Voici les catégories de données que nous pouvons collecter :

• Informations de contact : Noms, adresses postale et électronique, dates de naissance et numéros de téléphone pour faciliter la communication et la gestion des relations avec les visiteurs et les chercheurs.
• Historique des transactions : Détails relatifs aux achats, aux dons et aux informations financières nécessaires au traitement des transactions.
• Consentement : Collecte du consentement pour le traitement de vos données, le cas échéant.
• Services fournis : Informations sur les services que vous avez utilisés afin de contrôler leur qualité et de proposer des améliorations personnalisées.
• Préférences marketing : Choix de communication et réponses aux enquêtes pour nous aider à personnaliser nos services.
• Utilisation du site web : Analyse de votre interaction avec notre contenu en ligne afin d’améliorer nos plateformes.
• Recrutement : Les données relatives aux candidatures sont traitées exclusivement pour les demandes d’emploi.
• Informations sensibles : Elles ne sont traitées qu’avec votre consentement explicite, le cas échéant, et avec des garanties appropriées.
• Autres données personnelles : Toute information supplémentaire que vous choisissez de partager avec nous.

Nous ne collectons pas sciemment d’informations personnelles auprès de personnes âgées de moins de 14 ans. Si vous êtes mineur, vos données ne doivent nous être communiquées qu’avec le consentement d’un parent ou d’un tuteur légal. Si nous découvrons que ces données ont été collectées sans le consentement approprié, nous prendrons les mesures nécessaires pour les supprimer de nos systèmes.

COMMENT OBTENONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Les Archives de la région de Pontiac acquièrent vos données personnelles principalement auprès de vous et par le biais de divers points de contact. Les données sont collectées dans les situations suivantes :

• Au cours du processus d’enregistrement ou d’abonnement à nos services ou à nos bulletins d’information.
• Lorsque vous participez à nos événements, promotions ou concours.
• Lorsque vous faites un don ou une transaction financière avec nos archives.
• Si vous participez à nos enquêtes destinées à améliorer nos services.
• Lorsque vous nous contactez directement, que ce soit par courrier électronique, par téléphone ou par l’intermédiaire de notre site web.
• à partir de sources accessibles au public ou de plateformes en ligne publiées, y compris notre site web.

UTILISATION DE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

Nous pouvons utiliser vos informations personnelles de la manière suivante, toujours avec votre consentement ou sur une base juridique appropriée :

• Fournir et optimiser nos services, gérer nos opérations et assurer la performance de nos services dans le cadre de nos accords avec vous.
• Assurer le paiement de nos services, y compris le recours à des agences de recouvrement ou à des actions en justice pour récupérer les sommes dues.
• Respecter nos obligations légales et réglementaires ainsi que nos politiques de gestion des risques.
• À des fins de marketing et de développement commercial, pour vous informer des nouveaux services et développements et pour vous inviter à des événements si vous avez choisi de recevoir de telles communications.
• Prévenir la fraude et effectuer d’autres contrôles de conformité, comme l’exigent les lois et règlements applicables.
• Pour améliorer votre expérience d’utilisateur sur nos plateformes numériques et assurer la pertinence du contenu.
• à des fins de recherche et de développement, y compris des analyses de sécurité visant à mieux comprendre les besoins de nos utilisateurs.
• À des fins de recrutement, pour traiter les candidatures et évaluer les aptitudes des candidats.
• faire respecter nos droits, satisfaire aux obligations légales ou réglementaires en matière de divulgation, ou protéger les droits de tiers.

Nous nous engageons à n’utiliser vos informations personnelles qu’aux fins légitimes pour lesquelles elles ont été collectées ou à des fins compatibles avec ces dernières, conformément aux attentes de la loi 25 et à notre politique de protection de la vie privée.

PARTAGE DES INFORMATIONS PERSONNELLES : CADRE ET GOUVERNANCE

Les Archives de la région de Pontiac s’engagent à gérer les informations personnelles avec la plus grande diligence. Nous ne partageons ces informations que dans le cadre strict de nos activités et avec des parties sélectionnées, comme suit :

• Partenaires et affiliés : Vos données peuvent être transmises à des entités partenaires dans le seul but de fournir les services demandés, sous réserve de votre consentement explicite et dans le respect de leur finalité initiale.
• Prestataires de services externes : Nous faisons appel à des fournisseurs tiers pour divers services opérationnels. L’accès à vos données est strictement limité à ce qui est nécessaire à l’exécution de leurs tâches, et ils sont contractuellement tenus de respecter la confidentialité de vos informations.
• Autorités légales : En vertu de la législation applicable, nous pouvons être tenus de divulguer des informations personnelles aux autorités compétentes ou de satisfaire à des obligations légales telles que des demandes judiciaires.

Notre organisation utilise également des plateformes tierces pour fournir du contenu et des offres promotionnelles. Ces plateformes peuvent utiliser des cookies ou des technologies similaires pour collecter des informations sur votre comportement de navigation afin de vous proposer des publicités adaptées à vos centres d’intérêt. Vous avez un contrôle total sur ces cookies et pouvez les gérer via les paramètres de votre navigateur.

PÉRIODE DE CONSERVATION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Les Archives de la région du Pontiac s’engagent fermement à ne pas conserver les données personnelles au-delà de la période nécessaire pour atteindre les objectifs définis dans notre politique de confidentialité ou conformément à la législation en vigueur. Les critères que nous appliquons pour déterminer les périodes de conservation sont les suivants :

• La durée de notre relation avec vous, y compris toute demande de service.
• l’existence d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis, telle que des exigences d’enregistrement fiscal ou d’autres directives réglementaires qui exigent que les données soient conservées pendant une certaine période.
• Si la conservation est souhaitable pour notre position juridique, par exemple pour respecter les délais de prescription applicables aux actions en justice ou pour les audits internes et externes.

Lorsque les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées conformément à la loi, elles sont soit supprimées, soit rendues anonymes en toute sécurité. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur la durée spécifique de conservation de vos données à caractère personnel ou sur les critères utilisés pour déterminer cette durée, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées dans la section « Comment nous contacter » de la présente politique.

LOCALISATION ET GESTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Les Archives de la région de Pontiac appliquent des méthodes rigoureuses pour le stockage des données personnelles. Voici comment nous procédons :

• Stockage et sécurité des données : Les données personnelles sont stockées soit dans nos bases de données sécurisées sur site, soit auprès de fournisseurs de services de stockage de données externes avec lesquels nous avons conclu des accords de confidentialité stricts. Ces données sont stockées dans des environnements à accès contrôlé et protégées par des protocoles de sécurité conformes aux normes industrielles.
• Emplacement physique : Nos principaux serveurs sont situés dans un centre de données sécurisé au Québec. Pour assurer la redondance et la disponibilité des données, nous pouvons également utiliser des serveurs de secours situés dans d’autres provinces ou pays, tout en respectant les exigences de la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels.
• Transferts internationaux : Lorsque des données à caractère personnel sont transférées hors du Québec, nous procédons à une évaluation des incidences sur la vie privée (EIVP) afin de nous assurer que le niveau de protection offert est conforme à nos normes élevées de confidentialité et aux exigences légales du Québec. Nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour garantir que vos données sont gérées en toute sécurité et conformément à notre politique de confidentialité.

Nous sommes transparents quant à nos pratiques de gestion des données et restons à votre disposition si vous avez des questions ou des inquiétudes concernant l’endroit où vos données personnelles sont stockées ou les garanties que nous appliquons. Pour plus d’informations, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant dans notre section contact.

SÉCURISATION DES INFORMATIONS PERSONNELLES

La protection de vos renseignements personnels est une priorité absolue pour les Archives de la région de Pontiac. Voici les stratégies que nous mettons en œuvre :

• Mesures de sécurité appliquées : Nous appliquons des normes de sécurité reconnues et éprouvées pour protéger les informations personnelles qui nous sont confiées. Ces mesures comprennent des protocoles de sécurité physique et électronique conçus pour protéger les informations contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation, l’accès non autorisé ou le traitement.
• Prévention et gestion des incidents : Des procédures strictes sont en place pour prévenir toute atteinte à la sécurité de l’information. Notre personnel est formé pour reconnaître et répondre efficacement à toute atteinte à la sécurité des données. En cas d’incident de sécurité, nous nous engageons à réagir rapidement pour minimiser tout impact potentiel et à notifier les parties concernées, conformément à nos obligations légales.
• Accès limité : L’accès aux informations personnelles est strictement limité au personnel dont les fonctions requièrent ces informations. Des contrôles d’accès stricts sont mis en œuvre pour empêcher tout accès ou partage non autorisé des données.
• Assurance et gestion des risques : Bien qu’aucun système de sécurité ne soit infaillible, nous nous engageons à mettre en œuvre et à maintenir des mesures de précaution pour garantir la sécurité de vos informations personnelles. Supposons que nous identifions une faille de sécurité affectant vos informations. Dans ce cas, nous vous en informerons sans délai et prendrons toutes les mesures correctives nécessaires.

Nous nous engageons à conserver la confiance que vous nous accordez en protégeant vos informations personnelles. Si vous avez des questions ou des inquiétudes concernant la sécurité de vos informations, veuillez nous contacter en utilisant les moyens fournis dans notre section de contact.

DROITS INDIVIDUELS CONCERNANT LES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Chaque individu dispose de droits spécifiques en vertu de la réglementation en vigueur sur la protection des données à caractère personnel :

• Droit d’accès : Le droit de vérifier l’existence d’un traitement de ses données personnelles et d’y accéder. En vertu des dispositions légales, et éventuellement moyennant le paiement d’une redevance modique, il est possible de demander une copie des informations personnelles détenues et d’autres détails pertinents.
• Droit de rectification : Le droit de demander la correction de données personnelles erronées ou incomplètes.
• Droit à l’effacement : le droit de demander l’effacement de données à caractère personnel lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées, ou lorsque le traitement est illicite.
• Droit de restreindre le traitement : Le droit de demander la limitation du traitement dans certaines circonstances.

COMMENT NOUS CONTACTER

Archives du Pontiac
étage inférieur de la bibliothèque de Shawville-Clarendon,
358, rue Main, Shawville (Québec)
(819) 647-7013
Courriel :